نه اشتباه رایج که ارائه پاورپوینت را خراب می کند

[ad_1]

تهیه یک ارایه پاورپوینت موثر یک هنر است. نمایش تصاویر پی در پی، یا متون بسیار زیاد در یک اسلاید، حجم بالای اطلاعات در اسلایدها، همه و همه باعث خستگی مخاطبان می شود.

کلیک– یک سخنرانی با ارایه یکنواخت و اسلایدهای ضعیف در یک اتاق کوچک با نور نامناسب شرایط را فراهم می کند تا مخاطبان از دیگر ارایه هایتان فرار کنند و پای صحبت شما ننشینند.

خبر خوب این است که شما می توانید از متنفر شدن مخاطبان و فرار از سخنرانی های بعدی خود جلوگیری کنید. بیایید بررسی کنیم که اشتباهات رایج هنگام آماده سازی یک پاورپوینت چه مواردی می تواند باشد.

۱-پر کردن اسلایدها با متن

شاید بزرگترین اشتباهی که افراد در ارایه پاورپوینت انجام می دهند این است که هر اسلاید را پر از متن و نوشته می کنند. دلیل اینکه پر کردن اسلاید با متن را اشتباه می دانیم این است که به طور طبیعی افراد تمایلی به خواندن مطالب از روی صفحه نمایش ندارند. پس از خواندن متن نیم دقیقه طول می کشد تا آنچه خوانده شده است در ذهن افراد پردازش شود، بنابراین نمی توانند آنچه سخنران می گوید را گوش دهند.

اگر حجم اطلاعات زیادی روی یک اسلاید بنویسید، و قبل از اینکه مخاطبان بتوانند کل متن را بخوانند به سراغ اسلاید بعد بروید، این شانس از آن ها گرفته می شود که همه مطالب را بخواند، بنابراین ممکن است ناراحت شوند و دیگر به اسلایدهای باقی مانده توجه نکنند.

از اینکه اسلایدها فضای خالی داشته باشند نترسید، از این فضا برای تاکید بر روی آنچه برای شما مهم است استفاده کنید، حتی می توانید متون را در دو یا چند اسلاید بنویسید و با این کار بین دو مطلب مهم شکستی ایجاد کنید تا در ذهن مخاطب بنشیند.

اگر دچار شک هستنید، به یاد داشته باشید که مخاطبان یا به اسلایدها توجه می کنند یا به شما. به جای استفاده از جملات به هم چسبیده، می توانید از نقاط (bullet) و عبارات کوتاه استفاده کنید. یک قاعده کلی را در نظر داشته باشید، در هر اسلاید پنج بولت بنویسید و در هر بولت بیش از پنج کلمه ننویسید.

۲- استفاده از گذارها و متحرک سازی ها

هر نسخه پاورپوینت شامل تعداد زیادی گذار یا transition می باشد، ولی نباید زیاد از آن ها استفاده کنید. استفاده از این متحرک سازی ها باعث انحراف ذهن مخاطب از مطلب اصلی می شود.

مطمئنا باید از متحرک سازی ها و گذارها استفاده کنید تا نمایش اسلایدها را جذاب کند، اما از یک گذار ساده استفاده کنید. نکته دیگر اینکه هیچ وقت هیچ وقت از گزینه های تصادفی استفاده نکنید که بدون شک احتمال اینکه گذارهای پیچیده در زمان های حساس انتخاب شود هست. شما که نمی خواهید ذهن مخاطبان خود را در مورد گذارها و این که در اسلاید بعد چه خواهد آمد مشغول کنید و از موضوع اصلی سخنرانی منحرف کنید، بنابراین هرچه اسلایدها را ساده تر ایجاد کنید به اهداف سخنرانی خود نزدیک تر خواهید شد.

۳- رنگ و فونت های متعدد

اگر نمی خواهید که اسلایدهایتان با فونت Times New Roman و پس زمینه ای سفید باشد، می توانید به راحتی آن را تغییر دهید. اما  علاقمند به رنگارنگ کردن اسلایدها هستید، بهتر است از جند رنگ ثابت محدود استفاده کنید و برای تاکید یکی دو رنگ را برگزینید و مطالب اصلی را با آن رنگ ها نشان دهید.

همین موضوع در خصوص فونت نیز صادق است. اگر از یک فونت استفاده کنید، خواندن مطالب آسان تر خواهد بود. همان اندازه که متن فانتزی می شود، به همان اندازه هم احتمال اینکه خواندن صفحه نمایش غیر ممکن شود هست. یعی کنید از یک فونت در سراسر ارایه استفاده کنید و چند فونت را در یک اسلاید مخلوط نکنید. رنگ ها و فونت های متعدد در ارایه سخنرانی را کودکانه می کند و اسلایدها را شلوغ پلوغ می کند.

۴-خواندن کلمه به کلمه متون اسلایدها

این مورد احتمالا جایزه بدترین ویژگی ارایه را به خود اختصاص می دهد. خواندن کلمه به کلمه اسلایدها مانند این است که با مته به جان مغز مخاطبان افتاده باشید و از پویایی سخنرانی شما می کاهد.

یک نکته مهم را به خاطر بسپارید تا در حل این مشکل به شما کمک کند. نیازی نیست اسلایدها حاوی کل اطلاعاتی باشد که قصد ارایه آن ها را دارید. اطلاعاتی را در اسلایدهای خود قرار دهید که توجه مخاطبان را جلب می کند و در درک موضوع مفید هستند، بنابراین آن ها برای بدست آوردن اطلاعات اضافی تر به صحبت های شما گوش می دهند.

۵- استفاده از نمودارهای پیچیده و بی فایده

استفاده از نمودارها و اشکال (در حد اعتدال) باعث جالب تر شدن اسلایدها می شود و توجه مخاطبان را جلب می کند. هنگامی که داده های خود را در اسلاید نمایش می دهید، یک راه آسان نمایش دادن آن ها از طریق نمودار است.

استفاده از نمودار خیلی مفید است، اما خود را در آن ها غرق نکنید. مخاطب صبر و تحمل ندارد که همه انواع رنگ، خطوط و متن و… را کشف کنید. اگر نمودار نیاز به توضیحی اضافه دارد می تواندی در یک جمله آن را بیان کنید و نیازی به پیچیده کردن آن نیست.

۶-استفاده از قالب خسته کننده

زمان بیشتری را برای پیدا کردن یک الگوی متناسب با ارایه خود صرف کنید، حتی اگر نیاز بود یک قالب مناسب خودتان طراحی کنید. در حالی که برخی نمونه های پاورپوینت به نظر خیلی عمومی می رسند، به احتمال زیاد می توانید یک تمپلت مناسب انتخاب کنید. یک قالب با انواع رنگ حواس پرت کن انتخاب نکنید، ولی یک قالب منحصر به فرد انتخاب کنید.

۷-به حداقل رساندن پرش از پاورپوینت به دیگر رسانه ها

گاهی اوقات نیاز دارید برخی محتواها را جدای از اسلایدها نشان دهید. شاید بخواهید یک فیلم یوتیوب را ببینید یا وب سایت یک شرکت را ببینید، هرچند گاهی اوقات اجتناب ناپذیر است، ولی نیاز داریم به جلو و عقب بین پنجره های صفحه نمایش پرش کنید، یا اینکه با میانبرهای صفحه کلید کار کنید.

به همین دلیل نیاز دارید هر چیزی را در داخل ارایه خود جاسازی کنید. از امکانات قرار دادن ویدیو های یوتیوب در داخل اسلایدها و یا قراردادن تصاویر از وب سایت ها در اسلاید خود استفاده کنید. به هر حال از رفت و برگشت بین اسلایدها و دیگر فایل ها بر روی دسکتاپ خودداری کنید تا سخنرانی جذاب تری داشته باشید.

۸-فضاهای سفید از تصاویر را حذف نمی کنید.

یک اشتباه رایج وجود دارد که برای حل آن فقط چند ثانیه به زمان نیاز دارید. اغلب در سالایدهای سخنرانی های دانشگاه ومشابه ان افراد تمایل دارند که تصاویر را از گوگل جستجو کنند و به اسلایدهای خود اضافه کنند. مشکل این کار این است که بسیاری از این تصاویر دارای یک حاشیه سفید هستند، که خیلی ناشیانه به نظر خواهد رسید.

شما می توانید این مرز سفید را به راحتی با یک ابزار رایگان مانند Paint.NET حذف کنید. کافی است تصویر را باز کنید. ابزار عصای جادویی را انتخاب کنید و فضای سفید اطراف تصویر را انتخاب کنید.  بر روی Delete کلیک کنید تا فضای سفید حذف شود، بر روی File و سپس Save as کلیک کنید و مطمئن شوید که تصویر با فرمت PNG حذف شده است. یک فایل PNG فضای حذف شده را شفاف می کند، در حالی که تصاویر JPEG از شفافیت پشتیبانی نمی کنند. حال تصویر نهایی را در اسلاید اضافه کنید. با نگاهی کوتاه متوجه خواهید شد که اسلاید جذاب تر شده است.

۹-مطمئن نیستید که همه مخاطبان مواد اسلایدها را خواهند دید.

آماده سازی یکی از بخش های مهم هر ارائه است، و باید بیشتر از اینکه صحبت کنید، تمرین کنید. عدم اطمینان از اینکه مخاطبان قادر به دیدن همه آن چیزهایی که در اسلاید قرار دادید هستند می تواند تمام تلاش هایتان را از بین ببرد.

اگر امکان این را داشته باشید که با همان تجهیزات خود در منزل ارایه را در اتاق تست کنید، صحبت کنید، سخنرانی کنید. مطمئن شوید که همه گرافیک یا متنی روی پروژکتور قرار می گیرند. از چند زاویه در نقاط مختلف به تصویر نگاه کنید. مطمئن شوید که متون بیش از حد کوچک نباشند. دورتر بروید، تست کنید. به جلو بروید و از همه زاویه ای به اسلایدهای مختلف نگاه کنید. ممکن است فکر کنید که خیلی طول می کشد ولی در تولید یک ارایه حرفه ای انجام این کارها ضروری است.

چه اشتباهاتی ارایه شما را نفرت انگیز می کند؟

پاورپوینت یک ابزار نسبتا مناسب و ساده برای ارایه سخنرانی هاست، اما استفاده از آن به همین سادگی ها هم نیست. اشتباهات در ایجاد اسلایدها تا اشتباهات در طول بحث، و خیلی اشتباهات دیگر می تواند یک ارایه عالی را به ارایه ای مضحک تبدیل کند. در نهایت این شما هستید که مسئول ارایه هستید و همه چیز به شما بر می گردد. خبر خوب این است که بسیاری از این اشتباهات را می توان با تمرین بهبود بخشید و در نهایت اعتماد به نفس شما نیز بالا خواهد رفت.

در نهایت، یک ارایه خوب می تواند اسلایدهای ضعیف را نجات دهد. اما به یاد داشته باشید که نمایش اسلایدی نامناسب می تواند برداشت مخاطب از شما را تحت تاثیر قرار دهد. با استفاده از راهنمایی که به شما ارایه شد، نمایش اسلایدها بهبود خواهد یافت و با تمرین های مکرر می توانید بر اشتباهات ناخودآگاه خود غلبه کنید.

 

[ad_2]

لینک منبع